KSeF 2026: kto od 1 kwietnia musi wystawiać faktury w systemie

Kogo dotyczy drugi etap

Od 1 kwietnia z KSeF korzystają wszyscy przedsiębiorcy, u których wartość sprzedaży w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł. Z tego obowiązku wyłączeni są podatnicy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto. Oni zaczną wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Komunikat MF z 26 marca 2026 r. opisuje ten podział wprost, bez dodatkowych warunków, dlatego każda firma powinna sprawdzić swoją sprzedaż z 2024 r. i bieżące miesięczne obroty.

Odbieranie faktur działa od lutego

Obowiązek odbierania faktur w KSeF wszedł w życie 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że faktury zakupowe mogą trafiać do systemu, zanim firma sama zacznie je wystawiać przez KSeF. Dla działów księgowych to osobny strumień dokumentów, który trzeba obsłużyć równolegle z wystawianiem.

Kary za błędy w 2026 roku

Ministerstwo Finansów podkreśla, że za 2026 r. nie będą nakładane sankcje za błędy popełnione podczas korzystania z KSeF. Według wiceministra Marcina Łoboda, szefa Krajowej Administracji Skarbowej, ma to pomóc przedsiębiorcom przejść przez zmianę nawyków fakturowania.

Komunikat nie opisuje zasad sankcji obowiązujących od 2027 r., dlatego ten tekst się do nich nie odnosi.

Narzędzia MF i dobrowolne wystawianie

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF 2.0. Pozwala wystawiać, odbierać i przeglądać faktury, wyszukiwać je oraz pobierać w formatach XML lub PDF. Dostępna jest też bezpłatna Aplikacja Mobilna KSeF 2.0, która obsługuje listę nabywców, listę rachunków bankowych i firmową wizytówkę.

Od 1 kwietnia 2026 r. wchodzą przepisy umożliwiające dobrowolne wystawianie faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA w KSeF. Według MF ponad 306 tys. firm wystawiało już faktury w systemie dobrowolnie, mimo że nie miało takiego obowiązku. Liczba pochodzi z komunikatu z 26 marca 2026 r.

Najważniejsze terminy i zasady

• Od 1 kwietnia 2026 r. druga grupa przedsiębiorców wystawia faktury w KSeF.

• Obowiązek odbierania faktur w KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r.

• Podatnicy z miesięczną sprzedażą udokumentowaną fakturami do 10 tys. zł brutto zaczną wystawiać w KSeF od 1 stycznia 2027 r.

• Za błędy popełnione podczas korzystania z KSeF w 2026 r. nie będą nakładane sankcje.

• Bezpłatne aplikacje MF obsługują wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur.

Źródła

Ministerstwo Finansów: Drugi etap wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur, 26.03.2026 Krajowy System e-Faktur: Drugi etap wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur Zdjęcie okładkowe: Wonderlane na Unsplash